Sistema de design da workstreams.ai

Esta é uma história contada da perspectiva do Edu.

Como Diretor de Marca, liderando o projeto de rebranding para o workstreams.ai, desenvolvi meu papel de colaboração para Gerente de Sistema de Design e me envolvi profundamente na criação de uma variedade de componentes de UI para este incrível produto SaaS.

Traduzindo ativos da marca em elementos de UI

A criação diária de ativos de marketing, como documentos de comunicação interna e externa, vídeos promocionais, conteúdos de mídia social e layouts para páginas inteiras do site oficial da empresa, já havia atingido um nível satisfatório de consistência e maturidade de processos. No entanto, senti que ainda havia muito espaço para melhorias, especialmente na interação com a equipe de produto.

Até o terceiro trimestre de 2022, nossa equipe de design era composta por quatro membros: eu, um ilustrador e dois designers de UX/UI. Sempre fui um grande fã do Figma e desempenhei um papel fundamental na transição da equipe para essa ferramenta mais ágil e flexível para gerenciamento de ativos de design. No entanto, naquela época, não tínhamos um sistema de design sólido implementado. Estávamos trabalhando principalmente com alguns estilos básicos de cor e tipografia. Eu sabia que precisávamos elevar o nível, mas meu envolvimento limitado com a equipe de engenharia tornava difícil justificar o esforço.

Então, no último trimestre de 2022, uma série de eventos internos e externos abalou nossa equipe de design. Como resultado, fiquei como o único designer lidando com tudo para os últimos esforços de marketing do ano e durante o primeiro trimestre de 2023. Isso mesmo – apenas eu, o único designer da empresa!

Apesar de estar sozinho, consegui manter as campanhas de marketing em andamento, apoiar as necessidades da equipe de produto e continuar nossas discussões sobre aprimoramento da experiência do usuário. Parecia uma tarefa impossível, mas foi uma chance de mostrar o que eu realmente podia fazer.

Comecei reformulando e organizando todos os nossos arquivos de design no Figma. Configurei projetos, arquivos, miniaturas, páginas, estilos e, eventualmente, variáveis. Padronizei nossos processos de interação, gerenciamento de usuários, permissões e a maneira como lidávamos com bibliotecas e componentes. Essa abordagem sistemática fez com que tudo fluísse mais suavemente. Claro, não era perfeito – nenhum sistema de design é. É algo vivo, sempre evoluindo. Mas uma coisa era clara: minha produtividade disparou. De repente, todos os departamentos tinham acesso à cultura e direção da nossa marca, elementos do produto e criações de marketing.

Construindo componentes complexos

O fato de minha produtividade ter aumentado e as entregas serem consistentemente sólidas foi a prova de que um sistema coeso e funcional era exatamente o que precisávamos. E uma vez que novos designers se juntaram à equipe, escalar nosso trabalho seria fácil.

O resultado e o impacto

É incrível ver o valor do design não apenas como algo bonito, mas como um sistema produtivo. Os benefícios foram sentidos em todos os setores, desde o próprio produto até áreas como produção de vídeos tutoriais, suporte e comerciais. Tudo, desde a ideia ao roteiro até as animações gráficas, aconteceu de forma suave e orquestrada. Nesse sentido, trabalhar no workstreams.ai foi uma experiência incrível – ver o crescimento e ajudar a construir uma equipe pequena e altamente produtiva.

Até o terceiro trimestre de 2023, nossa equipe havia crescido para dois designers que estavam completamente sincronizados com os princípios de design da marca e do produto. As funcionalidades estavam sendo testadas e prototipadas pelo menos duas a três vezes mais rápido do que antes. Esse aumento de velocidade significava mais iterações, um gerenciamento de conhecimento mais suave e a criação de novos insights – fosse sobre o produto, nossos usuários ou os processos que seguíamos. Implementar um verdadeiro sistema de design não é apenas um luxo; é um divisor de águas para todos os envolvidos.